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Quelques règles pour manager votre cabinet médical ou MSP

Pour bien diriger son cabinet médical ou MSP, il est important de savoir accueillir et intégrer votre salarié, dès son arrivée. Pensez à son environnement de travail. Soyez vigilant aux questions de gestion des ressources humaines. Utilisez votre bon sens pour être un bon gestionnaire. Si nécessaire, recadrez votre collaborateur… avec la méthode!

Vous avez un ou plusieurs salariés au sein de votre cabinet médical ou de votre MSP? Employé de ménage, secrétaire-administrateur ou médical… Votre personnel requiert une attention particulière afin de maintenir leur motivation et éviter tous risques de tension. Nous vous proposons 5 conseils qui vous permettrons de travailler dans des conditions agréables, et de mieux gérer vos patients.

5 règles pour mieux manager son cabinet médical ou MSP

1. Veillez à bien rejoindre et d’intégrer votre salarié dès le départ

Vous êtes certainement familier avec cette expression «Vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une bonne impression». Pensez-y lorsque vous préparerez l’arrivé d’un nouveau collaborateur! Si ce dernier est mal intégré, vous prenez le risque de démarrer vos relations de travail sur de mauvaises bases.

Comment évitez cela?

  • Avant son arrivé, assurez-vous de mettre en place tous les équipement dont il aura besoin (informatique, fourniture, outils…). S’il s’agit d’une secrétaire médicale, définissez précisément ses missions avec vos confrères, sans oublié la répartition de son temps travail entre vous. Il peut être utile de gérer les outils de stratégie de rendez-vous en ligne et de gestion des plannings, afin de soulager et de se libérer du temps pour la gestion des courriers, la coordination avec les autres médecins …;
  • Le jour J, veillez à être présent pour accueillir votre salarié. Présentez le à ses nouveaux collaborateurs et expliquer lui comment fonctionne votre cabinet médical ou MSP;
  • Durant les premières semaines, montrez-vous disponible pour faciliter cette période de prise de poste.

2. Environnement de travail de votre salarié

En qualité d’employé, vous êtes responsable de la santé et de la sécurité de votre salarié. Mais au-delà de l’obligation, il s’agit simplement de veiller à son confort et à la qualité de son environnement de travail. Le but final est de lui donner les moyens de remplir ses missions dans de bonnes conditions.
Soyez attentif à l’ambiance thermique, lumineuse, et acoustique, mais aussi au choix du fauteuil ou encore du matériel informatique.
De manière indirecte, veillez à ce que votre salle d’attente soit bien aménagée et à la zone de confidentialité. En effet, certains facteurs (promiscuité, aération insuffisante…) peuvent parfois conduire certains patients à devenir nerveux. Des patients face auxquels votre secrétaire se trouve en première ligne.

3. Soyez vigilant dans la gestion des ressources humaines.

Vous devez rédiger le contrat de travail avec précautions, restez conforme à la convention collective de votre activité (médicale, dentaire…). N’hésitez pas à faire appel à un avocat.
Après le recrutement, efforcez-vous d’être rigoureux quant aux problématiques de gestion des ressources humaines : calcul et paiement des salaires, congés, temps de travail, droit à la formation… Cela permettra de préserver la confiance entre salarié et employeur et d’éviter tous risques de conflits.

Enfin, rappelons que vous avez l’obligation de proposer à votre collaborateur une complémentaire santé.

4. Faites preuve de bon sens pour être… un bon manager!

Juridiquement parlant, il existe un lien de subordination entre vous et votre salarié. Cette relation suppose une notion étrangère à celle qui vous lie à vos confrères : l’encadrement.

Voici quelques règles de base pour être un bon gestionnaire :

  • Allez au même rythme que votre collaborateur, en prenant en compte son tempérament et son mode de travail;
  • soyez attentif et faites preuve de gratitude : accusez réception des demandes que vous faites (et donnez suite!), tenez-vous au courant (aimablement) de l’avancement d’une tâche, formulez des encouragements et / ou des remerciements lors de situations délicates ou de missions réussies…

5. Recadrez votre collaborateur, avec méthode si nécessaire

Malgré toutes vos précautions, des difficultés peuvent survenir. Comment gérer un employé difficile? Tout dépend de la gravité du problème.

  • Faire un reproche à votre salarié

Vous n’êtes pas totalement satisfait du travail de votre collaborateur? Il est préférable d’éviter les critiques en présences des tiers. Isolez-vous avec ce dernier : vous favorisez des échanges posés et constructifs.

  • Recadrer votre collaborateur

Vous avez remarqué une attitude peu professionnelle, des erreurs évitables…? S’il est déconseillé de réagir à chaud après un incident, mieux vaut ne pas laisser trainer la situation. Vous devez organiser un entretien de recadrage. Dans ce cadre, restez toujours factuel dans vos propos et insistez sur votre volonté de trouver des pistes d’amélioration. Rappelez quels sont les attendus et mettez-vous d’accord sur les actions à mettre en place pour corriger le tir.

  • Sanctionner votre collaborateur

Vos premières démarches n’ont pas  suffi pour remédier à la situation? Votre employé est fautif (retards répétés, négligence, insubordination…)? Il est temps d’envisager les sanctions disciplinaires. L’une d’elle consiste en l’envoi d’une lettre d’avertissement dans laquelle vous listerez les erreurs observées et inviterez la personne à corriger le tir. En dernier recours, il vous reste la possibilité d’un licenciement , sous réserve de respecter scrupuleusement les procédures légales.

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